Unsur dan Hirarki Rencana

Rencana dilihat dari dimensi unsur sekaligus memperlihatkan unsurnya dan hirarkinya. Rencana yang lebih rendah merupakan unsur dari rencana yang lebih tinggi (lihat gambar 5.1).

Hirarki rencana dalam garis besarnya ada tiga :

- Tujuan terdiri dari : maksud, misi dan sasaran.

- Strategi

- Rencana utama terdiri dari rencana sekali pakai dan rencana tetap disebut tipe rencana operasional.

1. Tujuan (Goals)

Tujuan memberikan pengertian dasar untuk arah dari keseluruhan kegiatan organisasi.

Sehingga tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai yang sifatnya sangat umum dan abstrak sehingga perlu dinyatakan dalam maksud, misi dan sasaran.

2. Maksud (Purpose)

Maksud merupakan arah yang umum dan tidak hanya berlaku bagi semua organisasi sejenis dalam masyarakat. Maksud didirikan perusahaan adalah menghasilkan barang atau jasa.

3. Misi (Mission)

Misi merupakan arah yang khas bagi suatu organisasi tertentu dalam batas-batas yang ditentukan oleh maksudnya. Maksud perusahaan adalah menghasilkan barang kwalitas tertentu dengan menetapkan harga murah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat (konsumen) berpenghasilan rendah.

4. Sasaran (Object)

Sasaran merupakan penjabaran dari misi menjadi bagian kongkrit dan spesifik sehingga hasil yang dicapai dapat diukur dengan mudah. Penjabaran dari misi tersebut diatas menjadi sasaran umpamanya: selama tahun 2010 memproduksi 1.000.000 unit dan dapat melayani 100,00 konsumen.

5. Strategi (Strategic)

Strategi merupakan program umum untuk mencapai sasaran organisasi dalam rangka melaksanakan misi.

Strategi memberikan pengarahan terpadu bagi organisasi memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya organisasi serta sebagai pola tanggapan organisasi terhadap lingkungan berupa tanggapan organisasi terhadap lingkungan organisasi dalam usaha mencapai tujuannya.

Strategi itu dilakukan dengan rencana sekali pakai dan rencana tetap.

6. Rencana sekali pakai (Single use plans)

Rencana ini hanya sekali pakai dipakai artinya tidak dipergunakan lagi untuk melaksanakan kegiatan yang sama untuk yang akan datang. Rencana sekali pakai itu dapat berwujud program, proyek dan anggaran.

Contoh : Sebuah perusahaan membuat rencana dalam bentuk proyek, pada tahun 1993 membuat sebuah pabrik baru di Sleman, Yogyakarta dengan kapasitas tertentu. Maka apabila perusahaan yang sama tersebut pada tahun berikutnya (tahun 1994) merencanakan membuat pabrik baru lagi dengan lokasi yang sama di Sleman Yogyakarta, perusahaan tersebut sudah tidak menggunakan rencana proyek tahun 1993 dan perlu dibuatkan rencana baru tahun 1994.

7. Program (Programme)

Program merupakan suatu rencana sekali pakai yang meliputi sejumlah kegiatan yang luas, meliputi langkah-langkah kegiatan yang diperlukan untuk mencapai sasaran, individu atau satuan organisasi yang melaksanakan masing-masing kegiatan, urusan dan waktu untuk masing-masing langkah.

8. Proyek (Project)

Proyek merupakan suatu rencana sekali pakai yang terdiri dari langkah-langkah yang sama dengan program tetapi tidak meliputi kegiatan yang luas.

9. Anggaran (Budget)

Anggaran merupakan rencana sumber dan penggunaan keuangan (dana) untuk melaksanakan kegiatan tertentu dan periode waktu tertentu sehingga menyangkut berapa dana yang diperlukan dari mana sumbernya untuk kegiatan apa dan kapan digunakan.

10. Rencana Tetap (Standing Plans)

Rencana ini digunakan berulang-ulang dalam organisasi. Rencana tetap meliputi : Kebijaksanaan, prosedur dan aturan.

11. Kebijaksanaan (Policy)

Kebijaksanaan merupakan petunjuk umum untuk membuat keputusan dari kebijaksanaan tersebut menentukan batas keputusan, sesuatu dapat dilakukan dan tidak dapat dilakukan.

12. Prosedur (Procedure)

Prosedur merupakan rencana tetap yang memberikan sejumlah instruksi yang terperinci untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terjadi secara teratur.

13. Aturan (Rules atau Regulation)

Aturan merupakan ketentuan yang menetapkan bahwa sesuatu kegiatan tertentu harus dilaksanakan atau tidak boleh dilaksanakan dalam suatu keadaan tertentu. Setiap orang hanya ada satu pilihan yaitu mematuhinya.