Langkah-Langkah Proses Pengawasan

Seperti dikemukakan di depan bahwa langkah-langkah proses pengawasan ada empat langkah. Empat langkah tersebut apabila digambarkan sebagai berikut:

 

1. Menetapkan Standar

Kegiatan pengawasan adalah mengukur atau menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan dari pada pejabat atau pekerja, untuk dapat melakukan pengukuran harus mempunyai alat pengukur (standar)

Standar ini adalah mutlak diperlukan, yaitu untuk mengukur atau menilai apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan sasaran-sasaran yang ditentukan (standar) atau tidak.

Standar tersebut harus ditetapkan lebih dahulu sebelum para pekerja melaksanakan pekerjaan (tugas-tugasnya), dan para pekerja harus tahu benar ukuran yang dipergunakan untuk menilai pekerjaannya.

Karena itu harus dijelaskan sebaik-baiknya kepada para pekerja sebelum melaksanakan pekerjaannya.

Dalam garis besarnya, jenis-jenis standar itu dapat digolongkan ke dalam empat bentuk yaitu:

a.Standar fisik:

- Jumlah produksi

- Kwalitas produksi

- Jumlah langganan

b. Standar moneter

- Biaya tenaga kerja

- Biaya penjualan

- Laba kotor

- Pendapatan penjualan

c. Standar waktu

- Kecepatan produksi

- Batas waktu selesainya suatu pekerjaan

d. Standar intangible

- Sikap pekerja terhadap perusahaan

- Kesetiaan pekerja terhadap pekerjaan

Demikianlah berbagai jenis standar yang dipergunakan untuk menilai efektif tidaknya kegiatan-kegiatan para pekerja.

Bentuk standar mana yang akan dipergunakan akan tergantung kepada jenis kegiatan yang akan dinilai.

2. Pengukuran Kegiatan

Agar pengukuran kegiatan dapat dilakukan secara tepat perlu diperhatikan:

• Berapa kali (how after) pelaksanaan seharusnya diukur (setiap jam, setiap hari, setiap bulan dan sebagainya).
• Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan (laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telepon).
• Siapa (who) yang terlibat pengukuran (manajer, kepala bagian dan sebagainya).

Adapun pelaksanaan pengukuran tersebut dapat dilakukan dengan:

• Observasi/inspeksi
• Laporan lisan dan tertulis
• Pengujian/test, mengambil sampel
• Metode otomatis

3. Membandingkan kegiatan dengan standar

Dimaksudkan untuk mengetahui ada/tidaknya penyimpangan-penyimpangan (deviasi).

Penyimpangan-penyimpangan dianalisa untuk mengetahui mengapa standar tidak dapat dicapai dan mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.

4. Melakukan tindakan koreksi

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, maka tindakan ini harus diambil/dilakukan.

Tindakan koreksi mungkin berupa:

• Mengubah standar mula-mula (mungkin standar terlalu tinggi atu rendah).
• Mengubah pengukuran kegiatan (inspeksi terlalu sering/kurang, mungkin mengganti sistem pengukuran).
• Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.