Staffing

1. Pengertian

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.

Pemindahan pengertian tersebut dapat dilakukan dengan bentuk percakapan, ekspresi wajah, intonasi, tanda-tanda, gambar-gambar, tulisan dan sebagainya.

Komunikasi merupakan suatu proses, karena suatu proses maka sifatnya dinamis dan tentunya selalu berubah baik dalam bentuk ataupun sasaran komunikasinya.

2. Proses Komunikasi

Dengan proses komunikasi memungkinkan manajer untuk dapat melaksanakan fungsi-fungsi dengan baik. Sehingga ketidakberhasilan dalam berkomunikasi dalam organisasinya akan menghambat pelaksanaan fungsi-fungsi maanjemen tersebut. Karena perencanaan, pengorganisasian, pengarahan maupun pengawasan memerlukan komunikasi.

Adapun proses atau langkah-langkah komunikasi tersebut adalah sebagai berikut :

Langkah 1. Pengirim (sender) atau sumber (source) mempunyai pesan untuk dikirim kepada orang lain. Pesan tersebut dapat gagasan, buah pikiran, ide, cita-cita dan sebagainya.

Langkah 2. Langkah kedua membuat sandi/kode (encoding).

Yang dimaksud encoding adalah usaha sender mengubah/ menterjemahkan pesan ke suatu bentuk atau simbol (verbal atau non verbal) yang menurut sender bawha dengan simbol tersebut penerima (receiver) pesan akan mengerti maksudnya.

Langkah 3. Memilih saluran di dalam melakukan pengiriman pesan berupa simbol (transmitting the message). Saluran komunikasi dapat berupa tulisan (surat, memo, buletin, dan sebagainya) atau lisan (pidato, telpon) maupun dalam bentuk lain, umpamanya berupa gerakan tubuh : kerdipan mata, anggukan kepala, lambaian tangan dan sebagainya.

Langkah 4. Simbol-simbol yang dikirim oleh sender diterima oleh receiver. Receiver dalam menerima pesan menggunakan kelima panca inderanya: penglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan dan penciuman.

Langkah 5. Tugas receiver untuk mengkode-balik pesan yang diterimanya (decoding) artinya receiver melakukan penterjemahan pesan yang diterimanya. Pesan akan dapat dimengerti oleh receiver apabila mereka dapat melakukan decoding yang hasilnya sama dengan kode (encoding) dimaksud oleh pengiringan. Sehingga pesan yang dimaksud akan tercapai kalau sender dan receiver mempunyai kode yang sama-sama dimengerti.

Langkah 6. "Feedback" atau respon balik. Proses ini berupa pesan balik dari receiver kepada sender yang memberikan informasi (pesan) dari sender tidak diterima sesuai dengan yang dimaksud oleh sender karena adanya hambatan (noise), sehingga pesan menjadi tidak utuh.

3. Efektivitas Komunikasi Organisasi

Karena di dalam hubungan organisasi menyangkut faktor-faktor adanya hieraki organisasi, wewenang, spesialisasi maka efektivitas komunikasi dalam organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain :

a. Saluran Komunikasi Formal

Karena organisasi salah satu fungsinya adalah mengatur hubungan formal, maka semakin besar organisasi komunikasi bisa menjadi tidak efektif. Hal ini dapat terjadi karena jarak tempat atau hierarki organisasi dari pengirim pesan dan penerima pesan berjauhan.

b. Struktur Wewenang Organisasi

Perbedaan wewenang/kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi menjaga jarak antara keduanya (menyangkut formalitas dan kesopanan).

c. Spesialisasi Jabatan

Anggota kelompok kerja (spesialisasi) yang sama akan cenderung berkomunikasi diantaranya lebih baik dalam hal penyampaian istilah-istilah, tugas, keahlian dan sebagainya. Sebaiknya komunikasi diantara mereka yang berbeda spesialisasinya (jabatan) akan cenderung terhambat.

d. Pemilihan Informasi

Karena individu-individu mempunyai informasi yang khusus dalam pengetahuan yang berbeda diantara mereka, maka hal ini dapat menghambat komunikasi.

4. Jaringan Komunikasi dalam Organisasi

Dalam garis besarnya jaringan komunikasi dalam organisasi dapat menjadi 4 yaitu:

a. Jaringan Lingkaran

b. Jaringan Rantai

c. Jaringan Huruf Y

d. Jaringan Bintang

5. Saluran Informasi

Saluran komunikasu di dalam organisasi dapat berupa formal dan informal. Saluran komunikasi formal ditentukan struktur organisasi atau berbagai aturan formal organisasi. Sebaliknya saluran infromasi tidak digariskan oleh organisasi.

Adapun tipe saluran komunikasi tersebut adalah :

a. Komunikasi Vertikal

Adalah komunikasi dari atas ke bawah atau komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi dari atas ke bawah, maksud utamanya untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat atau penilaian terhadap bawahan. Adapun maksud atau fungsi utama komunikasi dari bawah ke atas adalah untuk memberikan informasi, antara lain berupa: laporan periodik ide-ide, penjelasan ataupun permintaan dan seterusnya.

b. Komunikasi Horisontal atau Lateral

Komunikasi ini meliputi komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja sama dan komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.

c. Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang menyilang (diagonal) dalam jaringan perintah organisasi.

Di samping komunikasi formal seperti disebutkan di atas, ada komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi dan tidak diatur secara formal dalam organisasi. Adapun maksud komunikasi informal tersebut adalah :

a. Memberikan kepuasan kebutuhan individual berupa kebutuhan berhubungan dengan orang lain.

b. Melawan adanya pengaruh-pengaruh yang tidak menyenangkan.

c. Mempengaruhi perilaku orang lain.

d. Pelayanan atau penyaluran informasi yang tidak tertampung dalam organisasi formal.

Bentuk komunikasi informasi tersebut: obrolan, tanya jawab, diskusi informal dan "grapevine" (slentingan/kabar angin). Sistem komunikasi tidak tepat, tidak lengkap dan menyimpang, bahkan bersifat membakar kehendak yang tidak sesuai dengan kenyataan (emosional dan sering tidak masuk akal, informasi yang benar disembunyikan).

Walaupun demikian komunikasi grapevine ini dapat dimanfaatkan oleh manajer untuk tujuan bagi bagi organisasi (kebaikannya cepat tersebar).

6. Pedoman Komunikasi yang Baik

a. Adanya kejelasan gagasan sebelum dikomunikasikan.

b. Diteliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

c. Mempertimbangkan keadaan fisik dan mental orang yang diajak komunikasi.

d. Agar rencana dan pelaksanaan komunikasi berhasil, konsultasikan terutama kepada ahlinya.

e. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi yang diperlukan selama berkomunikasi.

f. Usahakan untuk mendapatkan umpan balik.

g. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.

h. Perhatikan konsistensi.

i. Tindakan harus mendorong komunikasi dan sebaliknya.

j. Jadilah pembicara dan pendengar yang baik.