Delegasi Wewenang

1. Pengertian dan tujuan delegasi wewenang

Delegasi wewenang sering disebut pelimpahan wewenang bahkan kadang-kadang hanya disebut delegasi, mengandung pengertian penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan atau mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik.

Dari definisi diaats dapat ditarik kesimpulan bahwa unsur dari pada delegasi wewenang adalah :

- kekuasaan atau hak

- tugas

- tanggung jawab

Sehingga setiap ada delegasi wewenang harus ada rumusan dari keriga unsur tersebut.

Adapun tujuan atau manfaat delegasi wewenang adalah :

Menurut Mel White :

1. Dengan delegasi secara efektif, maka para supervisor memperoleh lebih banyak waktu untuk memikirkan, merencanakan terlebih dahulu, serta untuk melaksanakan bagian supervisi dari pada tugas mereka.

2. Pendelegasian akan mengembangkan keterampilan dan potensi dari bawahan dan merupakan suatu bagian dari pada proses latihan.

3. Staf akan merasa lebih terikat kepada pekerjaan mereka.

4. Dengan jalan mendelegasi, maka ketrampilan khusus dari pada staf dapat dimanfaatkan sepenuhnya.

Menurut Drs. Sutrisno

1. Untuk menarik keuntungan dari bawahan :

a. karena pengetahuannya

b. karena pengalamannya

2. Untuk memudahkan dalam mengambil keputusan.

3. Untuk melancarakan tugas yang luas dan sukar ditangani serta sulit.

4. Untuk menimbulkan pimpinan yang rasionil.

5. Pelimpahan sifatnya mendidik bawahan, sebab menimbulkan kegembiraan dalam bekerja dan semangat kerja.

Dari semua tujuan yang disebutkan di atas walau berbeda-beda, apabila diteliti satu persatu kesemuanya mengarah agar semua kegiatan dalam mencapai tujuan menjadi effisien dan memberikan kegembiraan atau kepuasan kepada bahwan. Tentunya kepuasan tersebut akan didapat apabila bawahan dengan penuh keikhlasan dalam menerima delegasi wewenang.

Senada dengan tujuan-tujuan pendelegasian wewenang seperti tersebut di atas, Drs. Sutarto dalam bukunya: "Melaksanakan Beberapa Azas Organisasi dalam Praktek" menyebutkan dengan istilah lain yaitu manfaat pelimpahan wewenang, sebagai berikut:

a. Dengan adanya pelimpahan wewenang maka pimpinan tidak perlu melakukan pekerjaan yang sekecil-kecilnya tetapi cukup melakukan pekerjaan yang benar-benar pokok saja.

b. Dengan pelimpahan wewenang setiap pejabat yang terendah sudah mempunyai wewenang tertentu dalam bidang tugasnya sehingga merekapun mempunyai wewenang untuk membuat keputusan yang menyangkut bidangnya.

Dengan demikian putusan dapat dibuat dengan lebih cepat akrena tidak perlu harus dibuat dengan lebih cepat karena tidak perlu harus selalu dimintakan putusan dari pihak atasan.

c. Dengan pelimpahan wewenang dapat dihindarkan adanya pejabat yang bersikap selalu menunggu perintah.

Seorang pejabat yang mempunyai inisiatif sendiri untuk berusaha menyempurnakan tata kerja yang menjadi urusannya, berusaha menemukan cara-cara kerja yang lebih baru tanpa menunggu perintah, tugas yang menjadi tanggung jawabnya diselesaikan dengan baik.

d. Dengan pelimpahan wewenang pekerjaan tetap akan berjalan walaupun pejabatnya sedang tidak masuk kerja.

Pelimpahan wewenang secara otomatis.

e. Adanya pelimpahan wewenang merupakan latihan bagi pejabat apabila nantinya menduduki jabatan yang lebih tinggi.

2. Delegasi wewenang suatu teknik latihan dan pengembangan pegawai

Karena terbatasnya pengetahuan, pengalaman, kecakapan, waktu, perhatian, kesehatan dari pada pimpinan atau atasan, maka sudah seharusnyalah atasan melimpahkan sebagian dari apda wewenangnya kepada pihak bawahan.

Disebabkan keterbatasan hal-hal tersebut di atas pula, kemampuan untuk melimpahkan kepada bawahannya juga berbeda-beda. Karena pentingnya pendelegasian, hal tersebut digambarkan oleh James M. Black sebagai berikut :

"Kemampuan untuk menerima tanggung jawab, merupakan tes pertama bagis eorang manajer tetapi keberanian merupakan ciri pimpinan eksekutif yang mencapai sukses. Mendelegasikan tanggung jawab merupakan jalan satu-satunya untuk mengetahui efektivitas latihan, untuk inisiatif, pengetahuan mengenai pekerjaan dan kemampuan sebenarnya dari pihak bawahan".

Selama atasan mengambil keputusan-keputusan sendiri, memberikan perintah-perintah yang perlu diberikan, mengecek sendiri pekerjaan yang dilakukan untuk mencegah kesalahan-kesalahan, maka bawahan seakan-akan hanya menunggu perintah. Dalam keadaan demikian mereka kurang tanggung jawab atau bahkan menghentikan pekerjaan sampai atasan memberikan instruksi lagi.

Sebab mereka sudah biasa menerima keputusan-keputusan dari atasannya dan tak akan berani bertindak atas inisiatif sendiri.

Sebaliknya dengan delegasi wewenang, bawahan akan dapat menunjukkan kemampuannya. Sebab jika ia mendapatkan wewenang dan tanggung jawab yang penuh akan terjadilah perubahan-perubahan di dalam dirinya. Karena mereka harus menggunakan pertimbangan-pertimbangan dan kecakapannya sendiri. Mereka berusaha karena mereka mengeluarkan inisiatif dan merekalah yang harus bertanggung jawab.

Dengan demikian memberikan kesempatan kepada mereka untuk mempraktekkan dan mengembangkan potensi-potensi yang ada pada dirinya.

Sehubungan dengan hal tersebut K. W. Reinchardt mengemukakan :

"Mewakilkan tanggung jawab adalah salah satu cara yang paling effektif untuk memberikan kesempatan kepada mereka untuk menunjukkan kemampuannya."

Memang jika bawahan sendiri tidak menunjukkan minat untuk berkembang dan tak ingin maju, tak banyak yang akan dapat diperbuat tentang pelimpahan wewenang, tetapi atasan bisa terus menghidupkan hasrat untuk maju kepada mereka yang bekerja di abwah pimpinannya.

Harus diyakinkan bahwa delegasi adalah merupakan suatu teknik latihan akan berguna bagi perkembangan dirinya, atau alat training untuk membentuk semangat kerja. William H. Newman mengemukakan :

"Kita juga maklum bahwa pelimpahan wewenang yang dilakukan secara bijaksana adalah merupakan suatu alat training yang penting dan beruna sebagai alat pembentuk semangat".

Diakui oleh Mel White, bahwa sebagian kita berkenaan dengan latihan tersebut menggunakan teknik delegasi.

"Namun sejumlah terbesar kita terutama berkenaan dengan latihan di belakang meja tulis dengan memakai teknik demonstrasi dan delegasi."

Dikemukakan pula oleh beliau :

"Pendelegasian akan mengembangkan ketrampilan dan potensi dari bawahan dan merupakan suatu bagian pokok dari pada proses latihan".

Demikian uraian dan pendapat-pendapat tentang delegasi wewenang, yang menguraikan dan menyebutkan bahwa delegasi wewenang akan dapat mengembangkan keterampilan dan potensi-potensi lain dari pada bawahan yang sekaligus sebagai tehnik latihan dan bagian dari proses latihan.

3. Syarat-Syarat Pendelegasian

Agar pendelegasian wewenang dapat berhasil dengan baik, sesuai dengan tujuan, maka harus dilakukan dengan tepat atau baik pula.

Adapun syarat-syaratnya seperti yang dikemukakan oleh Drs. Sutrisno :

a. Adanya kesediaan atau keikhlasan atasan untuk memberikan pelimpahan.

Dengan kesediaan dan keikhlasan yang tulus akan menimbulkan hubungan kejiwaan yang dekat antara atasan dan bawahan tersebut hal ini penting dalam usaha menimbulkan perasaan rasa percaya di antara keduanya.

b. Tiap-tiap bawahan yang emndapat pelimpahan harus mempertimbangkan kemampuannya.

Wewenang yang diserahkan kepada bawahan harus sesuai dengan kemampuan bawahan. Di samping bawahan harus mengukur kemampuan sendiri, atasan harus pula menimbang-nimbang kemampuan dalam hubungannya dengan wewenang yang akan dilimpahkan, baik kemampuan jasmaniah maupun kemampuan rokhaniah.

Dengan demikian tidak akan terjadi wewenang yang dilimpahkan tidak sesuai dengan kemampuan bawahan, sebab apabila tidak sesuai akan dapat menimbulkan resiko, yang pada akhirnya juga akan ditanggung atasan bersangkutan.

c. Tugas dan wewenang yang diserahkan harus jelas, bawahan mengerti keinginan atasan dengan adanya pelimpahan itu.

Tugas, wewenang demikian pula tanggung jawabnya harus dirumuskan dengan jelas. Ketidakjelasan akan menimbulkan kesukaran-kesukaran dalam realisasinya, karena tidak tahu arah atau batas-batas yang boleh dan tidak dapat dilakukan.

Demikian pula harus diketahui oleh bawahan kecenderungan dari pada keinginan-keinginan atasan yang melimpahkan wewenang, demikian itu agar pelaksanaan tugas dan wewenang mengarah kepada tujuan yang ditentukan oleh atasan.

d. Pelimpahan yang telah diberikan tidak boleh diperlemah oleh atasan, yang mengakibatkan tidak tercapainya tujuan.

Setelah pelimpahan dilakukan, atasan jangan selalu mencampurinya, lebih-lebih mencampuri secara demonstratif yang demikian akan mengakibatkan keresahan jiwa dan justru akan dapat mengakibatkan patah semangat bagi bawahan.

Sesuai atau senada dengan uraian di atas Mel. White mengemukakan:

". . . . . Kami telah menyatakan bahwa mendelegasi sebagai suatu alat supervisi adalah mutlak, akan tetapi harus diusahakan agar hal ini dapat bekerja dengan baik. Saudara harus mengenal kemampuan staf saudara, harus percaya penuh kepada mereka, harus mempunyai suatu keinginan yang ikhlas untuk membina mereka dan akhirnya saudara harus mendelegasi secara sistematis".

Drs. Sukarno K dalam bukunya Dasar-Dasar Manajemen, menyebutkan bahwa dalam pelimpahan wewenang harus berdasarkan : kepercayaan, kecakapan, kejujuran.

Seperti yang dikemukakan Drs. Sukarno K sebagai berikut :

"Agar tidak terlalu sibuk perlulah ia melimpahkan sebagian dari kekuasaannya pada petugas lain. Sudah barang tentu pelimpahan tadi harus berdasarkan kepercayaan, kecakapan, kejujuran".

Sedangkan William H. Newman sehubungan dengan pelimpahan wewenang yang efektif berpendapat :

"Pelimpahan wewenang yang efffektif adalah suatu hal yang berkisar hubungan pribadi antara dua orang yaitu : hubungan antara kepala dan bawahan".

Hubungan yang dimaksud yaitu hubungan antara atasan dan bawahan yang dinamis, yang selalu dapat menimbulkan kesesuaian pribadi. Kesesuaian pribadi inilah yang sangat diperlukan dalam praktek pelimpahan wewenang, sebab pelimpahan wewenang tidak diatur oleh dogma aturan-aturan yang statis (tertentu).

Willian H. Newman mengemukakan :

"Kesesuaian pribadi yang dibutuhkan untuk adanya wewenang yang efektif tidaklah dapat diciptakan oleh peraturan yang dibuat oleh presiden direktur atau oleh pasal-pasal peraturan yang tertulis di dalam buku pedoman perusahaan. Ketentuan resmi tentang organisasi, demikian pula tradisi yang berlaku dalam perusahaan, sudah tentu mempunyai pengaruh."

Maka sangatlah perlu usaha-usaha yang dapat menciptakan suasana kesesuaian atau saling mengerti antara mereka dan ini harus disadari oleh kedua belah pihak atasan maupun bawahan.

Sesuai dengan pendapat itu James M. Black berpendapat, bahwa agar tindakan delegasi dapat tempat, maka atasan harus mengenal bawahan sebagai individu.

"Hanya dengan jalan mengenal orang sebagai manusia barulah saudara dapat menilai kemampuan mereka. Pengetahuan tersebut memungkinkan saudara melakukan tindakan delegasi dengan tepat."

Memang harus diakui, bahwa untuk mendapatkan keterangan dan untuk mengetahui kemampuan bawahan secara sempurna adalah tidak mudah. Artinya keterangan tingkat seratus persen tentang diri bawahan adalah sukar dicapai, seperti dikemukakan oleh James M. Black :

"Saudara tidak dapat mengharapkan bahwa saudara dapat mencapai keterangan 100 persen mengenai keadaan bawahan".

Walaupun untuk mendapatkan keterangan secara sempurna tentang keadaan khususnya kemampuan bawahan adalah tidak mudah, tetapi langkah ini adalah petning maka harus dilakukan sebaik-baiknya.

Seterusnya dikemukakan pendapat lain tentang syarat-syarat mendelegasi wewenang.

Menurut Drs. Manulang, supaya delegasi itu efektif, mengemukakan pedoman sebagai berikut :

a. Unsur delegasi harus lengkap dan jelas

Seorang manajer harus memperhatikan ketiga unsur delegasi dan memberikan penjelasan akan masing-masing unsur delegasi tersebut. Jadi harus diperinci apa yang menjadi pekerjaan dari seseorang yang menerima sesuatu tugas, demikian pula apa yang menjadi hak atau wewenangnya serta apa yang diharapkan untuk menghasilkan bila ia mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut dan memakai wewenang yang ada padanya.

b. Manajer harus mendelagasi pada orang yang tepat.

Tepat tidaknya seseorang untuk menerima delegasi dapat diketahui bila ia sudah memenuhi kualifikasi fisik dan psikis sebagai dibutuhkan oleh jabatannya.

c. Manajer yang mendegasi harus memberikan peralatan yang cukup dan mengusahakan keadaan yang efisien.

Untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik, perlulah seseorang itu mempunyai peralatan yang cukup.

d. Manajer yang mendelegir harus memberikan incentive.

Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, maka harus diberikan incentive atau perangsang, bersifat moril atau materil.

4. Halangan-Halangan Pendelegasian

Walaupun tujuan dan manfaat-manfaat delegasi wewenang cukup bagus seperti dikemukakan didepan, tetapi pelaksanaannya sering terjadi halangan-halangan atau kesulitan-kesulitan, halangan tersebut mungkin dari pihak atasan, mungkin dari pihak bawahan.

a. Halangan dari pihak atasan :

1) Atasan berpendapat bahwa dia telah merasa sempurna dapat menjalankan segala-galanya sedniri dengan baik. Sikap demikian itu adalah salah karena bertentangan dengan kenyataan, bahwa manusia itu dalam keadaan terbatas dalam pengalaman, kecakapan, pengetahuan, waktu, perhatian dan sebagainya.

2) Atasan tidak dapat memberikan petunjuk atau penerangan

Yaitu tentang tugas dan wewenang yang harus diserahkan secara terinci. Atasan yang tidak mampu demikian biasanya takut untuk menyerahkan wewenangnya, sebab kalau bawahan menanyakan hal ikhwal wewenangnya tidak dapat menjawabnya. Untuk mencegah hal tersebut lebih baik tugas dikerjakan sendiri.

3) Atasan tidak mempercayai bawahan.

Sehingga segan atau tidak mau menyerahkan sebagian dari wewenangnya, sebab khawatir bawahan tidak akan dapat melaksanakan sebaik-baiknya seperti apa yang ia inginkan.

4) Kekurangan alat kontrol yang dapat mengingatkan atasan apabila sewaktu-waktu timbul kesukaran.

Karena hasil pelaksanaan tugas dan wewenang pada akhirnya menjadi tanggung jawab atasan maka pelaksanaannya harus terkontrol.

Dengan tidak adanya alat kontrol tersebut maka dikhawatirkan pelaksanaannya tidak sesuai dengan apa yang dimaksudkan. Karena itulah menyebabkan atasan tidak bersedia untuk menyerahkan sebagian wewenangnya.

5) Manajer takut memikul tanggung jawab terhadap tugas yang diserahkan bawahan.

Karena pada akhirnya atasan yang bertanggung jawab, dikhawatirkan bawahan akan berbuat kesalahan-kesalahan.

b. Halangan dari pihak bawahan

1) Bawahan senang pada pekerjaan yang mudah saja.

Yang demikian menimbulkan bawahan tidak mau menanggung wewenang yang diberikan.

2) Bawahan takut dikritik atas kesalahan-kesalahannya.

Ketakutan ini timbul karena kurangnya kepercayaan kepada diri sendiri, hal demikian dapat dihilangkan dengan jalan latihan-latihan.

3) Bawahan kurang mendapat penjelasan atas tugas yang diterimanya.

Hal demikian akan mengakibatkan tidak tahu batas mana yang harus dilakukan untuk tidak terjadi kesalahan-kesalahan, maka bawahan berkeyakinan lebih baik untuk tidak menerimanya.

4) Bawahan telah terlalu banyak pekerjaan.

Sehingga apabila mendapat tugas dan wewenang baru merasa tidak dapat melaksanakan sebaik-baiknya.

5) Bawahan kurang percaya pada diri sendiri

Bayangan karena kurang kepercayaan pada diri sendiri akan menimbulkan keyakinan pada diri sedniri, bahwa dirinya tidak mampu melaskanakan.

6) Bawahan kurang mendapat dorongan yang positif.

Tidak adanya dorongan, akan menimbulkan bawahan bekerja pasif, sehingga kurang inisitif untuk menuju kesempurnaan tugasnya.

Demikian uraian tentang halangan-halangan dari pada delegasi wewenang, dimana halangan-halangan tersebut timbul dari atasan ataupun dari bawahan. Kalau disimpulkan halangan dari atasan pada umumnya karena atasan enggan atau tidak bersedia mendelegasikan dan halangan dari bawahan karena bawahan enggan atau tidak bersedia menerimanya